OKS er en ægte odenseansk traditionsklub, men ikke alle traditioner er værd at værne om. Det gjaldt f.eks. den tidskrævende kontingentopkrævning som OKS, ligesom mange andre klubber, tidligere bøvlede med. Det var et stort arbejde og for mange medlemmer fik ikke betalt eller skulle rykkes flere gange.

Det ændrede sig, da klubben valgte at indføre det automatiske kontingentopkrævning via KlubOffice.

Vi har taget en snak med klubbens kontorassistent og kontingentansvarlige, Susanne Kjeldmann, om baggrunden og erfaringerne.

Hvad har det betydet for din hverdag i klubben at overgå til det automatiske kontingentsystem?

- Det har gjort en kæmpe forskel. Arbejdsgangene er blevet væsentlig lettere, og det gælder både udsendelse af kontingenterne og inddrivelsen af pengene. Det hele foregår mere eller mindre af sig selv. Jeg skal faktisk ikke engang sende noget ud. Det klarer KlubOffice for mig, så der er faktisk ikke det store arbejde i det længere.

- Tidligere brugte vi opkrævning via NETS, hvor jeg dels skulle huske nogle tidsfrister hver gang, og hvor jeg skulle logge på et andet system og hente en fil, som jeg så skulle uploade til KlubOffice. Med de automatiske kontingenter lander det hele direkte i KlubOffice, og det sparrer mig en masse tid, at det hele foregår der.

Hvad oplever du, er det smarte ved systemet?

- ​Som sagt, er det en stor hjælp, at det hele foregår i Kluboffice. Derudover spiller det godt sammen med nyindmeldelser, hvor medlemmet betaler med det samme og samtidig tilmeldes abonnementsordningen, så pengene automatisk trækkes på deres kort fremover. Det er desuden ret enkelt at håndtere f.eks. betalingsremindere og returnering af betalinger tilbage på et medlems betalingskort. Det er ganske få klik, man skal bruge.

Hvad har skiftet til de automatiske kontingenter betydet for klubben?

- Vores kontingentrestance er faldet markant. Vi har faktisk stort set ingen mere, og vi har trods alt næsten 500 medlemmer. Så, klubben har fået flere kontingentkroner i kassen.

Hvad har jeres medlemmer sagt om det?

- Generelt har deres reaktioner været positive. De er jo vant til automatiske trækninger på mange andre områder. Enkelte har haft ønsker om betaling på andre måder, men der skal være en virkelig god grund, for at vi accepterer det. Et af formålene med skiftet var at gøre det administrativt lettere for os, og det bliver det ikke, hvis vi laver alt for mange særaftaler. 

Hvordan kom I i gang med at bruge de automatiske kontingenter? 

- ​Vi fik hjælp fra DBU's økonomiinstruktør. Hun kom ud til os en aften. Efter nogle timer var det hele sat op, og hun have lært mig det grundlæggende i forhold til brugen af det. Efterfølgende ringede jeg også til hende, når der opstod spørgsmål, men det er nu ret let, når man først har forstået, hvordan det fungerer.

 

Vil I også have en lettere klubhverdag og flere kontingentkroner i klubkassen?
Så er det automatiske kontingentsystem det helt rette for jer. Vi tilbyder kursus med opsætning af systemet ude i jeres klub GRATIS. Når vores instruktør forlader jer igen efter ca. 3 timer, er systemet typisk sat op, og det hele fungerer - så er I i gang med automatiske kontingenter! 

Læs mere og bestil jeres kursus.

Se også 9 spørgsmål og svar om automatiske kontingenter.


Billede: www.oks.dk