Poul Jeppesen er kontingentopkræver i VSK Aarhus. Klubben skiftede sidste år til de automatiske kontingentopkrævninger i KlubOffice, og det har de bestemt ikke fortrudt.


- Det er faktisk et eminent redskab.

Sådan lyder det fra Poul Jeppesen, kontingentopkræver i VSK Aarhus, idet vi tager plads i et af mødelokalerne i en af Jyllands mest medlemsrige fodboldklubber.

I årevis har de i det nordlige Aarhus, som det ganske givet er tilfældet i mange frivillige foreninger, kæmpet en hård kamp med at få spillerne til at betale kontingent. Rykkere, mails og personlige henvendelser har ofte været nødvendige for at få skrabet medlemmernes betaling ind.

Men nu er alt det slut for klubben, som blev til i 2016 som en fusion mellem Skovbakken og VIK. I forbindelse med sammenslutningen kiggede de frivillige, administrative folk på, hvordan de kunne effektivisere blandt andet kontingentopkrævningen.

Valget faldt på det i KlubOffice integrerede automatiske kontingentsystem, og det har de bestemt ikke fortrudt.

Blot 13 spillere i restance

Poul Jeppesen har ansvaret for kontingentopkrævningen i VSK Aarhus, og han kan efter et års tid med det automatiske opkrævningssystem gøre status.

- Systemet får helt klart en anbefaling fra vores side. Jo flere medlemmer din klub har, des mere gavn vil redskabet her gøre. Vi er en rigtig stor klub med mange medlemmer, 1147 for at være præcis. Og vi kunne blot tælle 13 kontingentrestancer ved udgangen af 2017, siger han og fortæller, at klubben tidligere havde væsentligt flere.

- Andre klubber vil helt sikkert også have gavn af systemet. Især hvis de har en it- og regnskabskyndig person tilknyttet, så vil vedkommende lynhurtigt kunne lære at bruge det her system, lyder det fra den 63-årige frivillige, der tidligere var projektleder på Aarhus Tech.

Pengene tikker bare ind

Selve overgangen til det nye kontingentsystem har kostet den rutinerede klubmand en del overarbejde. Men nu hvor tingene er sat i system, læner han sig blot tilbage og ser pengene komme automatisk ind til hver kontingentopkrævning.

- Det har taget noget tid at få det kørt ind, og da vi skulle i gang med første kontingentopkrævning med det nye system, var det ret kaotisk. Men nu hvor det er oppe at køre, så kører det rigtig godt – og sparer mig for en hel masse tid, samtidig med at pengene kommer ind automatisk, siger Poul Jeppesen.

- Arbejdet ligger nu i at forberede og vedligeholde KlubOffice til de to årlige opkrævninger. Nu skal jeg ikke foretage mig noget, når der skal opkræves penge. De tikker jo automatisk ind. Der er så en opgave med at tilbagebetale penge til dem, som ikke længere spiller i klubben, og som ikke selv har fået sig udmeldt.

Poul Jeppesen fremhæver, at kontingentsystemet som en meget velkommen sidegevinst giver et retvisende billede af, hvem der fortsat er medlemmer i klubben.

KlubOffice er den rette vej

Samlet set er der ingen tvivl om, at VSK Aarhus er glade for at være overgået til det automatiske kontingentsystem i KlubOffice.

- Det er et kanongodt system, hvor man har et godt overblik over sine betalende medlemmer. Jeg mener også, at prisen for systemet er rimelig – og så er det vigtigt at tage med, at supporten fra DBU og DBU Jylland har været super, siger Poul Jeppesen og afslutter:

- I en tid hvor fodboldklubberne får flere og flere administrative opgaver, så er KlubOffice den rette vej at gå.

Kom godt i gang med det automatiske kontingentsystem
Læs meget mere om det automatiske kontingentsystem her eller tag kontakt til DBU Fyn for mere info og hjælp til at komme godt i gang: Jacob Skov, jask@dbufyn.dk, 63115997.