Tema: Automatiske kontingenter i Strib IF

____________________________________________________________

Arbejdet med at udsende og inddrive kontingenter kan være et stort arbejde. Det ved alle, der har prøvet det. Men sådan behøver det faktisk ikke at være.

DBU tilbyder nemlig et kontingentsystem via KlubOffice, hvor kontingenterne automatisk sendes til medlemmerne og pengene automatisk trækkes på medlemmernes betalingskort.

Vi tog en snak med Henrik Pedersen, formand for Strib IF, om hvorfor de har valgt at bruge systemet.

Hvorfor valgte I at overgå til det automatiske kontingentsystem?
- Vi skulle skifte kasserer, og med det system vi havde, blev der anvendt unødig megen tid på kontingentopkrævning og –opfølgning. Vi forudså, at det ville blive mere end vanskeligt, at finde en person til at overtage kassererrollen med det tidsforbrug, det krævede. Så tidsfaktoren var afgørende. 

Hvordan kom I i gang med systemet?
- Et par personer fra bestyrelsen deltog i et kursus hos DBU Fyn, hvor de blev introduceret for det automatiske kontingentsystem. De vendte hjem til klubben med fortællingen om et system, der kunne spare os for en del tid og besvær, så det passede som fod i hose ned i vores virkelighed.

I har valgt, at sætte systemet op, så medlemmerne SKAL tilmeldes den automatiske kontingenttrækning. Hvilke tanker og overvejelser gjorde I jer i den forbindelse?
- Vi ønskede, at der var én måde at betale kontingenter på. At køre med to forskellige metoder vil være besværligt og tidskrævende. Vi ønsker ikke at skulle bruge en masse tid på at følge op på folk, der ikke får betalt, og derfor valgte vi at sige, at hvis man vil være medlem i Strib IF, er man også indforstået med, at det er sådan, man betaler kontingent i vores klub.

Hvad er jeres oplevelse af systemet, nu hvor det er kørende?
- Vi er rigtig glade for det. Det sparer os for en masse tid, Det er ganske positivt og meget lidt tidskrævende ift. tidligere.

Hvad har reaktionerne fra jeres medlemmer været?
- De har været blandet. De fleste er helt med på, at det bare er måden, man betaler på. Det er de jo vant til fra andre sammenhænge. Men specielt fra seniorerne og vores oldboys og veteraner har der været nogen, der groft sagt fortsat ønsker at få et girokort i hånden. Men, den tid betragter vi som ovre. Vores kasserer har snakket med dem om det, og nu kører det jo fint.

Om automatiske kontingenter i KlubOffice

Kort fortalt fungerer systemet således:

1. Ved første kontingentopkrævning sender KlubOffice en mail med et betalingslink til medlemmerne. Denne mail kan gensendes med et enkelt klik.
2. Når medlemmet betaler, tilmeldes hans/hendes betalingskort automatisk til en abonnementsordning. 
3. Næste gang KlubOffice kører en kontingentopkrævning, trækkes kontingentet automatisk på medlemmets kort.

Fordelene er: 

• Kontingenter udsendes automatisk på en eller flere datoer, som klubben angiver
• Klubben kan let dele kontingentbetalingen op i mindre bidder - så det f.eks. bliver lettere for studerende at betale
• Kontingentbeløbet trækkes automatisk fra medlemmets betalingskort, når han/hun er tilmeldt abonnementet
• Man kan vælge, om tilmelding til abonnementsordningen skal være obligatorisk eller en mulighed for medlemmet
• Når medlemmet er tilmeldt abonnementet, skal vedkommende aktivt afmelde betalinger, hvis han/hun ikke mener at skulle betale
• Medlemmer adviseres automatisk via mail et par dage før betaling
• Man kan løbende se, hvor mange og hvem der har betalt
• Bogføringen af indbetalinger er enkel og hurtig
• Man kan med det samme se, når et medlem har betalt

Se 9 spørgsmål og svar om automatiske kontingenter her.

Hvis I ønsker hjælp til at komme i gang, så kontakt Jacob Skov på jask@dbufyn.dk eller tlf. 63115997

Læs også fra temaet:
Gør klublivet lettere med moderne teknologi
Robot klipper græsset på Aarup BK's stadion
300 træningsøvelser klar på din mobil
Dronefilm markedsfører Skamby BK