Færre mails skal gøre det lettere for klubberne
Klubberne modtager rigtig mange mails fra mange forskellige afsendere. DBU Fyn forsøger nu at gøre det mere overskueligt for klubberne ved en ændring i kommunikationen.
________________________________________________________________
Helt konkret betyder det, at vi mindsker antallet af mails fra DBU Fyn og DBU, mens vi samtidig sender til flere. Det vil betyde, at flere modtager relevante informationer, som samtidig samles mere. Det opnår vi med Stort og småt fra DBU Fyn, som udsendes hver onsdag.
Det betyder også, at klubberne skal være meget opmærksomme på at læse Stort og småt fra DBU Fyn og sørge for, at alle relevante personer i klubben får den - f.eks. trænere.Mailen sendes til alle klubbernes kontaktpersoner (formand, næstformand, kasserer, ungdomsformand osv.) og alle holdkontakter (holdkortindberettere).
- Stort og småt fra DBU Fyn samler en masse vigtig information, som klubberne har gavn af at vide. Det kan være turneringsforhold som holdtilmelding, frister, kampprogrammer, regler osv. men også uddannelsestilbud og gode råd til at få mest muligt ud af DBU's IT-systemer. Derfor er det ekstremt vigtigt, at klubberne vænner sig til at læse Stort og småt fra DBU Fyn og videredistribuere det internt i klubben, fortæller DBU Fyns administrationschef Claus Gramm Pedersen og fortsætter:
- Vi forsøger at hjælpe klubberne ved at samle relevant information mest muligt, og derved undgå at sende alt for mange mails. Det gør det forhåbentligt mere overskueligt for klubberne.
DBU Fyn Nyt udsendes stadig
Foruden Stort og småt fra DBU Fyn sendes også DBU Fyn Nyt - typisk hver fredag. Det sendes dog kun til personer, der har tilmeldt sig maillisten. Det kan man gøre her.
Forskellen på de to udsendelser er:
- Stort og småt fra DBU Fyn
- Fokus på relevant info. Det kan, som navnet antyder, både være stort og småt – altså også faktuelle forhold, som ikke kan ”bære” en nyhed i sig selv, men som klubberne med fordel kan informeres om.
- DBU Fyn Nyt
- Opsamling på ugens vigtigste nyheder.
- Der kan naturligvis være tilfælde, hvor den nye kommunikationsstrategi ikke slår til, og mails om enkeltstående forhold må sendes direkte, men vi bestræber os på at holde disse på et minimum. Ligeledes vil der i konkrete sager blive udsendt mails direkte til involverede klubber, når det skønnes nødvendigt. Det kan f.eks. være, hvis et givent stævne flyttes. I en sådan situation vil de implicerede klubber naturligvis få direkte besked, afslutter Claus Gramm Pedersen.
Den første udgave af Stort og småt fra DBU Fyn er udsendt i dag. Du kan også se den her.
Sådan sikrer man at relevante personer modtager informationer
Alle klubbens kontaktpersoner modtager Stort og småt fra DBU Fyn, herunder også alle holdkontakter. Klubberne kan tjekke deres kontaktpersoner i KlubOffice i menuen Indberet nye oplysninger > Klubhverv > klubhverv.
Se hvordan I opretter holdkontakter her.
Hvis man er i tvivl om, hvorvidt alle relevante klubpersoner modtager Stort og småt fra DBU Fyn, kan man sende en liste til os med de personer, man ønsker skal modtage. Send listen til info@dbufyn.dk. Husk at angiv deres mailadresse. Så tjekker vi, og guider jer videre.
